Bestuur

Wat zijn de taken van bestuursleden?

Alle bestuursleden moeten er voor zorgen dat de organisatie goed functioneert. Zij moeten verantwoording afleggen aan de leden van de club en andere betrokkenen. Hoewel bestuursleden samen verantwoordelijk zijn voor het hele beleid, zijn er binnen het bestuur verschillende taken te verdelen. Maar wat zijn die taken eigenlijk en over welke kwaliteiten moeten de bestuursleden beschikken?

Hoewel het bestuur van een sportvereniging vaak uit meerdere bestuursleden bestaat, worden hier de drie belangrijkste functies besproken: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Bij veel verenigingen blijken de takenpakketen van de bestuursleden te omvangrijk en de fu
nctieeisen te hoog. Dus welke taken horen nu bij welke functies en
wat voor een eisen moeten worden gesteld?

Schermafbeelding 2016-02-11 om 14.50.30

Wat moeten bestuursleden kunnen?

Eisen stellen aan vrijwilligers is een emotioneel en moeilijk proces. Dit
heeft te maken met de angst om potentiële goede vrijwilligers af te schrikken door het stellen va te hoge eisen. Soms wordt gezegd dat een goede motivatie en hart voor de club voldoende zijn. Maar helaas. Motivatie alleen is onvoldoende om als elftalleider de E-tjes te begeleiden en met de auto naar de ´uitclub´ te brengen; daarvoor is een rijbewijs nodig. Hetzelfde geldt voor potentiële bestuursleden. Ze moeten geschikt zijn om hun taak te kunnen uitvoeren.
Als we kijken naar de eisen die gesteld worden aan kernvrijwilligers zoals bestuursleden, dan zijn er vier verschillende typen eisen:
1. Harde toelatingseisen die voor alle kernvrijwilligers gelden
Zo zal in veel sportverenigingen ieder bestuurslid lid van de vereniging moeten zijn, kan verplicht worden gesteld dat een algememen introductiecursus bij de bond is gevolgd en/of dat de kandidaat van onbesproken gedrag is.
2. Inhoudelijke functie-eisen
Hierbij moet een (subjectieve) beoordeling gegeven worden over de mate waarin iemand de functie inhoudelijk aan kan (wellicht is extra scholing en/of begeleiding nodig). Als dit niet meteen duidelijk is, kan afgesproken worden om bijvoorbeeld zes maanden na aanvang te bepalen in hoeverre de functionaris ondersteuning nodig heeft.
3. Concrete werkafspreken die in het bestuur gelden
Wederzijdse verwachtingen en taakopvattingen spelen hierbij een rol en moeten duidelijk zijn. Aan te raden is om met de potentiële nieuwe functionaris een lijst met onderwerpen langs te lopen. Ook de vaste vergaderavond en het minimum aantal uren en de tijden waarop iemand beschikbaar is, moeten worden besproken.
4. Aanvullende eisen die voor bepaalde functies gelden
Voorbeelden hiervan zijn een diploma voor  trainer, leeftijdseisen (penningmeester 18+, jeugdbegeleider 18+) of (on)verenigbaarheid met ander functies.

Vooral het tweede type eisen levert problemen op. Welke karaktereigenschappen en kwaliteiten hebben bestuursleden nodig om hun taak te kunnen vervullen? Een paar richtlijnen:

De voorzitter: liefde voor de sport en open persoonlijkheid
De belangrijkste eigenschap van een voorzitter is dat hij of zij om de sport geeft. Clubs hebben niks aan voorzitters die geen affiniteit hebben met de desbetreffende sport. Dat is de voorwaarde voor leiderschap! Verder is een goede voorzitter open, benaderbaar voor de leden en in staat om in gewone taal uit te leggen waarom de contributie wordt verhoogd of waarom er zoveel geld naar de jeugdafdeling gaat. Bovendien weet een goede voorzitter van de meeste leden hoe het met ze gaat. De externe functie vraagt van de voorzitter de kunst om de club ook objecties te kunnen beoordelen zodat hij of zij kan inschatten hoe derden (gemeenten, sponsors, potientiële leden) tegen de vereniging aan kijken. De voorzitter is het aanspreekpunt voor derden en in het contact met hen is commercieel en politiek gevoel onmisbaar.

De secretaris: punctueel en systematisch
Voorzitter en secretaris moeten elkaar aanvoelen en aanvullen. Waar de voorzitter vaak creatieve ideeën heeft, is het aan de secretaris om die te toetsen aan het algemene verenigingsbeleid. Hij of zij moet in structuren kunnen denken en zal punctueel en systematisch moeten zijn. Het is de secretaris die de bestuurs- en verenigingsafspraken vastlegt en dat moet op een manier gebeuren die voor opvolgers begrijpelijk is. De secretaris zal ook in staat moeten zijn om veel werk te delegeren. Het secretariaat loopt namelijk altijd het risico om de verzamelbak van alle goede ideeën te worden.

De penningmeester: financiële achtergrond vaak onontbeerlijk
In tegenstelling tot de voorzitter is het bij de penningmeester minder noodzakelijk, en in sommige gevallen zlefs niet wenselijk, dat deze met hart en nieren om de sport geeft. Van de drie basisfuncties is die van de penningmeester het meest inhoudelijk. Bij een kleine vereniging zal hij of zij vooral accuraat moeten kunnen werken, bij een (middel)grote vereniging moet de penningmeester toch echt wel een financiële achtergrond hebben. Als de administratie is uitbesteed, is een financiële achtergrond minder belangrijk omdat de accountant kennis van zaken heeft. Als laatste punt geldt dat een goede penningmeester integer is en op een fatsoenlijke en eerlijke manier ´nee´ kan zeggen als het budget geen uitgaven meer toelaat.

De leden van sportverenigingen verdienen goede bestuurders die bereid zijn verantwoording af te leggen. Met alle kwaliteiten van de leden samen is het voor de gemiddelde sportvereniging mogelijk om alle uitdagingen aan te gaan! Soms zal specialistische kennis moeten worden ingehuurd maar dat is geen schande, dat doet bijna iedere organisatie.

 

voorzitter penningmeester secretaris bestuurslid1 bestuurslid clubadviseur